BPM ist die beste Überlebensstrategie in der Krise

„Der wirtschaftliche Abschwung führt zu einem verstärkten Einsatz von BPM als eine Art der Kostenreduzierung für das wirtschaftliche Überleben“, erklärt Michele Cantara, Research Vice President bei Gartner. Das Management der Geschäftsprozesse macht diese sowohl für Fachabteilungen als auch für die IT sichtbar, so die Analystin weiter, erlaubt eine engere Zusammenarbeit der beiden Einheiten und damit eine schnelle und effektive Veränderung der Prozesse. In der heutigen Wirtschaftslage müssen Unternehmen kontinuierlich Kosten reduzieren und schnell auf Marktveränderungen reagieren.

Gartner schätzt einer Umfrage auf ihrer BPM-Veranstaltung in London im Februar dieses Jahres zufolge, dass 70 Prozent der Unternehmen weltweit im „Überlebensmodus“ verharren und BPM als Rettungsanker sehen, der sie über Wasser hält. Etwa 20 Prozent der Teilnehmer an der Veranstaltung sagten, es würde ihnen mit BPM gut gehen, weil sie den Ansatz als Katalysator für das Gedeihen ihres Geschäfts nutzen. Diese Antworten kamen laut Gartner vor allem von Unternehmen, die bereits in der Vergangenheit BPM-Projekte erfolgreich abgeschlossen hatten. Einige davon hatten die daraus erfolgten Kosteneinsparungen statt ins Überleben in andere BPM-Projekte gesteckt, die sich um die Optimierung von Geschäftsprozessen. Ungefähr 10 Prozent der Befragten sahen BPM als probates Mittel aus den Änderungsmöglichkeiten Kapital zu schlagen.

„Wenn Unternehmen ums Überleben kämpfen, so neigen sie dazu, dies über die Verringerung der Mitarbeiterzahl und Programme für die Kostenreduzierung bei gleichbleibenden Umsatzzielen zu tun“, stellt Cantara fest. „Dieser Ansatz aber kann kritische Geschäftsprozesse aus dem Gleichgewicht bringen und das Unternehmen tatsächlich mehr kosten. Indem BPM Prozesse sichtbar macht, unterstützt der Ansatz die Organisationen auch bei akkuraten Kosteneinsparungen.“

Die Berater von Gartner empfehlen Unternehmen, BPM zu nutzen, um damit die Performance von End-to-End-Geschäftsprozessen – mit abteilungsübergreifenden Funktionen, Partnern, Lieferanten und Service Providern – zu optimieren und Geschäftsherausforderungen und komplexe Business-Beziehungen zu meistern. „Viele Anwenderorganisationen führen BPM-Technologien ein, ohne die einzelnen Disziplinen über Competence Center anzuwenden“, bedauert Elise Olding, Research Director bei Gartner. „Das Ergebnis ihrer Bemühungen ist dann nicht zufrieden stellend und die BPM-Initiativen werden gestoppt.“ Diejenigen Anwender hingegen, die für ihre Initiativen ein Competence Center einrichten, sind in der Lage, so die Analystin, innerhalb von sechs bis 12 Monaten von separaten BPM-Projekten zu BPM-Transformationsprogrammen überzugehen. Ohne Unterstützung durch ein Competence Center bleiben die BPM-Bemühungen auf Projektebene stecken und geben nur magere Ergebnisse. BPM-Produkte liefern Reporting-Möglichkeiten und automatische Assessments, die speziell auf die Verwaltung der Competence Center zugeschnitten sind.

Nach Ansicht der Gartner-Berater unterscheidet sich BPM in gewisser Hinsicht nicht von anderen Managementaktivitäten. Die Technik ist lediglich ein kleiner Teil des Problems. Die größere Herausforderung liege in der Veränderung des Verhaltens der Prozessteilnehmer. Projekte können sich in der Abteilungspolitik festfahren und die Orientierung verlieren im Sumpf des Change Managements und der Kommunikation, warnen die Analysten.