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Buchempfehlung

Prozesse modellieren

Die Aufnahme eines Soll-Prozesses stellt für die meisten Prozessbeteiligten eine hohe Anforderung dar. Jenseits der täglichen Ausführung besteht die Notwendigkeit die einzelnen Prozessschritte zu beschreiben, Schnittstellen zu anderen Bereichen systematisch aufzunehmen sowie die eingesetzten IT-Systeme in die Arbeitsbeschreibungen zu integrieren. Hinzu kommt die Anforderung, gesetzte Prozessziele des Unternehmens für jeden einzelnen Arbeitsschritt zu prüfen, inwieweit hier Verbesserungen möglich sind. Da der modellierte Soll-Prozess im Anschluss auch umsetzbar sein soll, besteht die Aufgabe den notwendigen Anpassungsbedarf systematisch aufzunehmen und entsprechende Aktivitäten vor Einführung auch abzuschließen. Hiervon können je nach Prozess oder Unternehmensumfeld einzelne Arbeitsschritte, Dokumentenüberarbeitung, IT-Anwendungen, Aufbau neuer Kompetenzen oder auch Anpassungen der Kapazitäten notwendig sein. Der dazu notwendige Zeitbedarf sollte aus Umsetzungssicht überschaubar mit einem Horizont weniger Monate sein, da hiervon die Motivation aller Beteiligten entscheidend abhängt.

Zielsetzung	Festlegung von zielorientierten Prozessen oder Teilprozessen sowie der relevanten Schnittstellen zu anderen Prozessen bis hin auf Ebene der Prozessaktivitäten.
Beschreibung	Übernahme oder Ableitung der strategischen und operativen Prozessziele (z.B. Verkürzung der Durchlaufzeit um 25%), Beschreibung der externen und/oder internen Leistungsanforderungen an den Prozess, Modellierung und Dokumentation des Soll-Prozess (Ende-zu-Ende) und sowie Aufnahme aller notwendigen Anpassungsmaßnahmen Aufstellung und Durchführung eines Aktivitätenplans zur Vorbereitung der Einführung des Prozesses (inklusive Anpassungen im IT-Bereich und den Prozesskapazitäten), Festlegung und Anpassung der prozessspezifischen Verantwortlichen und Rollen (z.B. Prozessmanager, -beteiligte, -controller), Prozesskennzahlen zur Leistungsmessung und Prozesssteuerung erarbeiten sowie die Informationserhebung organisieren, Prozess in die operative Planung aller einbezogenen Bereiche integrieren.
Nutzen	Zielkonsistenz von der strategischen bis hin zur operativen Ebene bei der Modellierung des Soll-Prozesses, Transparenz der Leistungsanforderungen an den Soll-Prozess bewirkt eine hohe Akzeptanz bei allen Prozessbeteiligten, Gezielte Festschreibung der beabsichtigen Effizienzsteigerung in einem standardisierten und verbindlichen Soll-Prozess, Dokumentierter Soll-Prozess ist die Grundlage für alle zukünftigen Verbesserungen oder auch Anpassungen, Organisatorische Voraussetzungen für die nachfolgende Einführung sind in der integrierten Sicht und Vorgehensweise komplett vorhanden.
Methodik	Workshops, Teammeetings, Einzelgespräche, Einsatz von Software für die Modellierungsunterstützung.
Dauer	4 – 12 Wochen je nach Prozessumfang sowie nach Anzahl Prozessschritte und Schnittstellen zu anderen Prozessen.

Wesentliche Analyseleistungen des KPM sind:

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